การเขียนสูตรในการสอน excel

การเขียนสูตรใน Excel นั้นสามารถทำได้หลาย ๆ วิธีดังนี้

ขั้นที่ 1 เขียนเหมือนกับการใช้เครื่องคิดเลข
สูตรการคำนวณไม่ว่าจะยุ่งยากซับซ้อนเพียงใด ถ้าหากว่าคุณสามารถที่จะใช้เครื่องคิดเลขทำได้แล้ว แน่นอนว่าคุณก็สามารถที่จะใช้ Excel ในการคำนวณ

ได้เช่นกัน ซึ่งการเขียนสูตรนั้นควรเริ่มจากแนวความคิดพื้นฐานง่าย ๆ เหมือนกับใช้เครื่องคิดเลข เพียงแต่เปลี่ยนจากการกดปุ่มในเครื่องคิดเลขมาเป็นการ

เขียนข้อความลงในตารางของ Excel แทน ยกตัวอย่างเช่น ต้องการคำนวณหาอัตราเงินเดือนเฉลี่ยนของพนักงาน คน จะมีวิธีการในการคำนวณง่าย ๆ ได้

ดังนี้
1. บันทึกจำนวนเงินเดือนของพนักงานทั้งสามคนและใช้เครื่องหมายบวกเพื่อหาผลรวมของเงินเดือน
2. นำผลรวมของเงินเดือนของทั้งสามคนมาหารด้วย 3 ก็จะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ
3. สามารถที่จะพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ได้ทันที

ขั้นที่ 2 การใช้ฟังก์ชั่นของ Excel
ในโปรแกรม Excel จะมีฟังก์ชั่นหรือที่เรียกว่าสูตรสำเร็จรูป เพื่อช่วยในการเขียนสูตรของคุณให้ง่ายขึ้น ซึ่งคุณสามารถที่เรียกใช้งานได้โดยเลือก Insert

Function ซึ่งจะมีฟังก์ชั่นให้คุณเลือกใช้อย่างมากมายเลยที่เดียว

ขั้นที่ 3 สั่งคัดลอก (Copy) สูตรที่คล้ายกัน
การเขียนสูตรในช่องอื่นที่อยู่ใกล้เคียงส่วนใหญ่มักจะคล้ายกัน จึงสามารถที่จะใช้วิธีการคัดลอกได้ โดยการเลือกสูตรต้นฉบับโดยการคลิ๊กที่ช่องของสูตร

ที่ต้องการ จากนั้นจึงเลือกเครื่องมือคัดลอก(copy) แล้วจึงเลือกช่องที่ต้องการจะว่างข้อมูล และขั้นสุดท้ายคือเลือกเครื่องมือวาง (paste)

ใช้ผู้วิเศษช่วยในการเขียนสูตร (Function Wizard)
เนื่องจากว่าสูตรสำเร็จรูปที่มีอยู่ในโปรแกรม Excel นั้นจะมีการระบุตัวแปรที่แตกต่างกัน ดังนั้นโปรแกรม Excel จึงมีผู้วิเศษที่จะคอยช่วยให้การเขียนสูตร

เป็นไปได้อย่างสะดวก ไม่จำเป็นต้องจำรูปแบบของคำสั่งมากมายนัก เพราะการใช้งานผู้วิเศษนั้น คุณเพียงแต่คอยตอบคำถามของตามขั้นตอนต่าง ๆ จน

ครบทั้งหมด คุณก็จะได้สูตรตามที่ต้องการทันที
1. คลิ๊กเมาส์ตรงช่องของตารางที่ต้องการจะใส่สูตร แล้วเลือกคำสั่ง Insert Function หรือ Function Wizard
2. เลือกปุ่มคำสั่ง Most Recently Used และเลือกคำสั่ง AVERAGE จากนั้นกดปุ่ม Next
3. ในช่อง number1 ให้ระบุขอบเขตของข้อมูลที่จะนำมาหาค่าเฉลี่ย ซึ่งในที่นี้คือ C2:C4 และกดปุ่ม Finish ก็จะได้สูตรและผลลัพธ์ตามต้องการ

ข้อสังเกตเกี่ยวกับตัวแปรในสูตร
สูตรการคำนวณส่วนใหญ่มักจะต้องอาศัยกลุ่มของข้อมูลมาใช้เป็นตัวแปร เช่น =SUM(C2:C4) ตัวแปรหรือกลุ่มข้อมูลคือ C2:C4 เป็นต้น ดังนั้นจึงขอ

แนะนำวิธีการใช้เครื่องหมายคั่นกลางระหว่างตัวแปร คือ
1. colon (:) หรือ period (.) ใช้กำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสุดท้ายของช่องตารางซึ่งมีพื้นที่ติดต่อกันเพื่อนำข้อมูลที่มีอยู่ในพื้นที่นั้นทั้งหมดมาใช้คำนวณใน

สูตร
2. comma (,) ใช้เลือกช่องตารางแบบเป็นหย่อม ๆ ไม่จำเป็นต้องมีพื้นที่ติดต่อกัน แต่จุดประสงค์ก็ยังเป็นการนำข้อมูลมาใช้คำนวณร่วมกัน (union) ทั้งหมด
3. เว้นวรรค สำหรับเลือกช่องตารางแบบเป็นหย่อม ๆ เฉพาะพื้นที่ซึ้งซ้อนทับกันอยู่ (intersect) เท่านั้น เรื่องนี้อาจจะทำให้งงได้ ดังนั้นขอแนะนำว่าควร

หลีกเลี่ยงการใช้จะดีกว่า